各二级学院：
根据《云南城市建设职业学院档案管理办法》、《云南城市建设职业学院档案分类法》、《云南城市建设职业学院材料归档制度、范围和保管期限表》等文件要求，结合学校实际，自2023年起，档案归档将实行纸质、电子档案同步进行归档移交，为进一步加快推进学校档案工作电子化进程，各教学单位需要配合教务处完成本学期教育教学资料纸质、电子化归档工作，具体通知如下：
一、收集资料范围
2024-2025学年第一学期相关教学资料
二、收集资料内容范围
1．纸质版资料：课程教学大纲、课程教学计划、教学进度表（前三项每学期同一门课程收取一份优秀教师归档）典型课程教案（2—3份）、教学日志、听课表（领导、专职教师、教学管理人员）等。
2．电子版资料：教师工作手册、课程教学大纲、课程教学计划、典型课程教案。所有纸质版材料签批（签字）、盖章完成后进行数字化加工。纸质档案电子化指的是采用扫描设备对纸质档案进行数字化的加工的过程，纸质档案电子化要真实反映纸质档案内容。
3．电子版课程教学大纲、课程教学计划、典型课程教案要与移交的纸质版对应一致。
三、工作计划
（一）整理收集阶段
根据学校档案室归档要求，教务处向二级学院下达最新档案归档范围。各学院根据确定的归档范围目录、完成档案的收集整理并进行立卷归档。
（二）收集检查整改阶段
教务处根据学院归档情况，发现问题及时处理。教务处对二级学院收集整理的档案进行指导检查，确保归档顺利进行。
（三）档案移交阶段
二级学院完成移交教务处，教务处进行分类整理，制作目录，编号、汇总成册、成盒。根据学校档案归档要求进行移交学校档案室，办理档案交接手续。
2024-2025-1学期电子版（文件PDF格式）、纸质版教育教学资料移交教务处截止日期：2025年1月15日前。邮箱：651385358@qq.com
四、具体要求
（一）纸质档案归档要求
参照学校办公室下发的《关于开展2023年档案归档工作的通知》的相关要求为准，请各学院严格按照要求进行纸质档案归档。
1.保证档案内容完整性，格式的正确性。涉及签批、盖章的流程须完整。每份文件页数需要准确无误（封面，有内容，有字存在的都要算作一页），统一在每一页的右下角标注页码，空白页不要标注页码。
2.根据归档范围，未进行归档的档案学院需写情况说明（加盖部门公章，部门负责人签字），此次收集档案会严格对照归档范围进行收取。
（二）纸质档案电子化归档要求
1.纸质档案电子化指的是采用扫描设备对纸质档案进行数字化加工的过程，纸质档案电子化要真实反映纸质档案内容。建议纸质版资料未扫描前勿装订。
2.加强纸质档案电子化各环节的安全管理，确保档案实本和档案信息的安全；涉密档案电子化，应符合涉密档案保密要求；所有电子化档案严禁使用网络传送移交，可使用“硬盘或U盘等”进行归档移交，确保档案实体和信息安全。
3.其他要求：
（1）原则上应将确定为电子化对象的纸质档案全部扫描，不宜挑扫，空白页可以不用扫描，电子化的纸质档案页需和纸质档案保持一致。
（2）电子化档案每一页材料的排列顺序需和纸质档案原件一致，请勿随意更改文件材料的顺序。
（3）电子化的纸质档案统一使用PDF文件格式进行存档。
（4）所有档案电子化材料，均需完整、规范，加盖公章、签字等，不需加盖归档章（已加盖归档章的亦可）。
（5）页面中有红头，印章或插有照片、彩色插图，多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描，扫描件内不能留有扫描软件水印。
为了完整地收集、整理、保存并有效利用教学档案，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校发展服务。此次收集档案会严格对照学校归档范围和要求进行审核。各二级学院要提高对档案工作的认识，认真配合做好年度档案收集、整理和移交等工作，按时按量完成档案归档工作。
云南城市建设职业学院
教务处
2024年12月13日
